Cette semaine, je veux vous parler de mes recherches pour trouver une méthode d’organisation tant professionnelle que personnelle. Je suis plutôt organisée et pourtant, en ce moment, je cumule les « to do list » et j’ai l’esprit toujours occupé tout en ayant la sensation, de temps à autre, d’oublier quelque chose !
Il est vrai que l’on entend de plus en plus parler du phénomène de charge mentale. Sans y être soumise au quotidien, j’avoue qu’il peut m’arriver d’être stressée du fait d’un trop plein de solicitation dans des domaines divers (travail, maison, bébé, occupations perso …).
Je souhaitais trouver une méthode d’organisation pour me libérer du temps tout en étant plus productive au quotidien. J’ai besoin de retrouver de la créativité et des bulles de respiration dans mes semaines. J’aspire à être plus « focus » sur le moment présent, d’arrêter de faire plusieurs choses à la fois en permanence.
Je pense que ces constats peuvent être partagés (même à plus petite échelle) par de nombreuses personnes. C’est pourquoi, je veux dans cet article vous faire part d’une méthode d’organisation que j’ai découverte et que je vais mettre en application pour retrouver de la sérénité. Il s’agit de la méthode GTD ou « Getting things done » (Faire les choses) développée par David Allen.
Mes outils actuels
De manière plutôt simple, au quotidien, je me sers de l’outil « Notes » de mon téléphone pour me sortir rapidement une idée de la tête et éviter de l’oublier surtout ! J’utilise aussi des listes papier (notamment la fameuse liste sur le frigo pour les courses !).
Et surtout, j’utilise un agenda/planner qui est vraiment top, bien agencé pour m’aider à me fixer des objectifs, les suivre et les décliner sur l’année/mois/semaine/jour. Mon planner chouchou est un Ink + Volt.
Le déclic
J’ai eu un déclic en écoutant plusieurs podcast faisant référence à ce livre: « Getting things done » (Faire les choses) écrit par David Allen. J’ai lu ce livre sur ces dernières semaines et même si l’enseignement a l’air simple, je pense que la méthode peut être véritablement efficace. Je vous explique en quoi consiste cette fameuse méthode. Bien entendu, mon article ne pouvant reprendre tous les détails du livre, je vous laisse vous le procurer si vous voulez creuser un peu.
La Méthode
Le principe de cette méthode est qu’il est nécessaire d’être dans l’action pour se désencombrer l’esprit. Si on reste dans le vague, le flou, l’idée, on ne peut pas se vider la tête. Une fois ce principe posé, la méthode explique comment gérer ses actions en 5 étapes.
Collecter
En premier lieu, il faut collecter tout ce qui encombre l’esprit, TOUT. Cela peut paraitre fastidieux; mais tant au bureau qu’à la maison, de manière physique (désencombrer) mais aussi numérique (boite mail et autre), il faut collecter toutes les « boucles ouvertes », c’est-à-dire les choses non planifiées, qui ne sont pas définies par des actions.
Clarifier
Une fois que vous avez tout regroupé (choses physiques et numériques), noté sur des feuilles volantes ou autre méthode de collecte, il faut clarifier. En bref, il faut se poser deux questions pour chaque chose 1/ Est-ce concrétisable? 2/ Quelle est l’action suivante ?
La réponse à ces questions va définir l’étape suivante.
Structurer
Ce qui a été clarifié (action ou objet) doit à présent être structuré. Cela peut se faire de plusieurs manières. Vous vous souvenez de la première question: Est-ce concrétisable?
Si la réponse est non, vous avez 3 choix: mettre l’objet/idée à la poubelle ou le mettre dans une catégorie à traiter plus tard car vous avez besoin de plus de temps (incubation) ou encore à archiver et à garder facile d’accès.
Si la réponse est oui, dans ce cas une action suivante peut être définie. Pour faire le tri dans ces actions, il faut se demander: est ce que l’action me prend plus de 2 minutes à faire? Si non, faites-la de suite.
Si il n’y a pas une mais plusieurs actions, il s’agit alors d’un projet. Il convient de prendre le temps de le planifier puis de le revoir pour action.
Si il n’y a qu’une action, mais qui prend plus de 2 minutes, vous pouvez soit la déléguer et s’assurer que cela sera fait (liste en attente), soit différer l’action en l’inscrivant dans votre agenda ou dans une liste « à faire dès que possible ».
Réfléchir
La méthode recommande de faire mais aussi, de manière périodique, de réfléchir. Prendre le temps de revoir toutes ses listes et de les réévaluer, les remettre à jour. Il est nécessaire de prendre un peu de hauteur pour se sentir plus en maitrise. A vous de voir pour trouver un créneau dans votre quotidien !
Passer à l’action
Enfin, il est nécessaire d’agir, vu que tout est clair, défini, programmé. En fonction du temps disponible, du contexte, de votre énergie et de vos priorités du moment, vous devez prendre une action de vos listes et la réaliser.
Concrètement …
J’ai essayé à travers l’article de vous expliquer simplement cette méthode d’organisation GTD. Je vais essayer de vous en donner un exemple concret pour que cela soit plus palpable.
Imaginez que vous ayez le sentiment que votre salon ne vous convienne plus. Quand vous êtes assis sur votre canapé, vous n’êtes pas pleinement satisfait de l’atmosphère qui se dégage de la pièce (collecter). En réfléchissant, vous vous dites que c’est la couleur de la pièce qui pose problème. Vous décidez de changer la couleur des murs (clarification). Vous voulez faire une recherche sur Pinterest d’inspirations couleurs, puis regarder sur internet des sites pour acheter de la peinture (structuration). Enfin, vous achetez la peinture choisie et une fois reçue, vous peignez ledit mur du salon (action).
Pour finir
J’espère que cet article aura pu vous donner des pistes de réflexion sur votre ou vos méthodes d’organisation au quotidien. Pour ma part, je n’ai pas encore pleinement démarré la méthode mais je vais prendre le temps de l’été pour la tester complètement au quotidien. Je pense vous faire un retour d’ici septembre pour enrichir cet article.
N’hésitez pas à me faire part de vos retours et commentaires concernant ce sujet ! Quelle est votre méthode d’organisation au quotidien? Des astuces à partager ?